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IP质量管理三十六计之“瞒天过海”
时间: 2018-09-21

“瞒天过海”原书之解语:备周而意怠,常见则不疑。阴在阳之内,不在阳之对。太阳,太阴。


翻译成大白话,就是讲:防备的太周密,往往容易让防守之人懈怠;常见的情形,让人不容易产生怀疑;危险常常隐藏在正常表面之下,而不是表现出明显的不正常。


对于专利代理行业的质量管理中往往会遇到这样的情况。比如,大多数专利代理机构都会使用一些流程或业务管理的软件系统,用于管理代理机构内部的业务数据或文档,但很多情况下,每天使用这些系统,看似业务处理中的相关数据都已经通过系统保存起来。殊不知这下面还会隐藏着很多“数据风险”。


举例说明:代理机构每天都会接受到大量的与客户往来的信函,对于这些信函有的需要代理人回复,有的则不需要;其中对于需要代理人回复的信函,通常都会给代理人下一条“信函答复”的任务,这条任务在系统中往往会对应到一个任务的“分类”。问题来了,如果你正在使用的系统中对于这个分类有系统“预置”的选项,恭喜你!你选到或开发了一个需求考虑的较为长远的系统。如若不是,你就祈祷吧——祈祷你们系统更新的周期不会太久。

 

为什么这么说呢,因为对于这种“分类”如果是“下答复信函”任务的人员,手工录入,则可能出现各种分类说法——往来信函、信函往来、来往信函、信函来往、邮件往来、往来邮件。。。试想一下,在下一次软件升级或重新开发时,在进行数据迁移的过程中,上面的这些不同的分类,你都需要将他们一 一纠正或统一起来。


再有,在开始设计系统时往往,对于某些系统需求起始没有太明确的需求,仅是停留在“我就要这个,就要那个”的阶段,面对这样的需求,开发人员为了满足“客户”如此要求,基本妥协后,会给以大大的信息框——如办案说明、处理过程、处理结果之类的名字,然后“业务办案人”使用时,会把一大堆“乱七八糟”的信息,都写入到这个信息框中。


写入这个“信息框”呈现的结果,会发现三种不同的“系统用户人格”:


一是,“疯狂型”,这类用户会为了处理简单或快速,会将信函或报告中的整段,更有甚者将整片文档Copy到此信息框中,令人崩溃。

 

二是,“简约型”,这类用户会极尽最简单的词语总结所要表述的内容。往往会出现这样的总结“完成报告”、“OK”、“完成”、“哦了”、“搞定”。


三是,“理性型”,这类用户可谓最适合填写这类的信息项,他们会将该任务的情况自己做个总结,将关键的信息填入信息框,有时间、有重点、有结果,堪称“大文本信息框”填写的“楷模”,给他们点一百个赞~/(≧▽≦)/~。


这三种系统用户人格,不能用好坏和优劣评判,仅仅是用户性格使然。要说只能说,系统开发的不好,可操作性差,易用性低。所以,系统开发需求提出者,尽量不要搞这种需求不明,要求不清的需求,这不仅会“搞死”今后系统升级做数据清洗的人,也会平白“制造”很多垃圾信息,挤占过多的系统资源,造成系统资源的浪费和系统成本的上升。


有人可能会说,就这个问题,用excel中的“Ctrl+F & Ctrl+H”搞搞不就完事了么,在大不了用点“函数”也就处理了。我只能“呵呵”对他说,你还真是很傻,很天真哦。


笔者的业务实践中,这样的数据肯定不是单独存在的,往往会有不少“数据项”的类型在早期需求调研时没有考虑清楚或产品本身就有的设计缺陷,这在系统迁移过程中的“数据整理”工作,绝对可以说的上是灾难性的。(因为以往的客户案件数据和处理流程数据,对于专利代理机构而言,都是非常重要的信息资产。)


因此,为了防止这些对于专利代理机构案卷管理和业务管理的数据“瞒天过海”,给将来的系统升级或软件更新带来麻烦。专利代理机构在考虑软件开发初期,对于每个“信息项”都应该谨慎对待,做好需求分析。


这几条原则与大家分享:


系统开发地雷多,数据类型要定好,“瞒天过海”不能要;

信息能选不要录,要录最好能校对,校对最好系统做;

选项要能自定义,如若想要自定义,建立字典不可少;

有了字典还没完,确定权限与规则,理顺逻辑方为佳。

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