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【华源原创】专利咨询项目的质量管理
时间: 2018-07-23龚晓佳

目前,随着产业的不断升级与技术的持续发展,国内企业在全球市场竞争中表现得日益活跃。在激烈的市场竞争中,越来越多的企业意识到,无论在国内还是在国外,知识产权都是市场竞争的重要筹码之一。加之我国知识产权保护环境的不断完善,企业在日常的知识产权工作中对专利分析、专利预警和专利布局等咨询类项目的需求日益增长。


然而,不同服务机构所能提供的专利咨询服务的质量却差之千里,高质量的专利咨询服务能够为企业解决疑难困惑问题,为企业提供应对思路建议,是对企业知识产权的有效保障,而低质量的专利咨询服务则毫无价值。为了提高专利咨询服务的质量,需要将专利咨询服务作为一个项目来管理,项目产出成果的载体是报告文件,其基础在于信息的精准性,其价值在于报告建议的实用性。那么,如何保证专利咨询服务的质量是专利咨询项目的关键。


一、专利咨询项目流程


专利咨询项目有自己的一套流程,不同类型项目的流程也不相同,但大致可以分为启动阶段、规划阶段、执行阶段和监控过程等四个阶段或过程。其中,在启动阶段需要沟通项目背景、项目目标、项目边界及确定项目中的沟通方式等;在规划阶段需要制定项目管理计划,做好时间、成本、质量等方面的规划;在执行阶段需要制定检索策略、实施检索过程、筛选相关专利、实施专利分析、撰写项目报告等;在监控过程中需要检查、控制专利咨询项目的进展、质量、变更。最终,将项目咨询报告及相关的文件交付给客户。其中,项目质量管理将贯穿项目的规划阶段、执行阶段和监控过程之中。


二、项目质量管理简介


在项目管理中,项目质量管理是一个重要的环节,无论项目的可交付成果具有何种特性,也无论是何种类型的项目,只要未达到相关的质量要求,都会给项目委托方和项目承接方的双方带来严重的负面影响。因此,每个项目都应当有质量管理计划,项目团队都应遵循质量管理计划。


项目质量管理的三个过程包括:规划阶段——规划质量管理,执行阶段——实施质量保证,监控过程——控制过程质量和结果质量。规划质量管理及实施质量保证相互作用,监控过程是按照控制过程质量和结果质量的要求,对执行阶段是否符合规划阶段要求的核验,以及对规划阶段是否能适应执行阶段实际需求的反馈。

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图1项目质量管理的三个过程


规划质量管理主要输出质量管理计划、质量核对单等;实施质量保证主要作用是促进质量过程改进;控制质量是监督并记录质量活动的执行结果,主要作用是识别过程低效或产品质量低劣的原因,并采取相应措施消除这些原因。[1]


三、专利咨询项目的质量管理


专利咨询项目的质量管理主要为了持续改进咨询项目的实施,提供精确的专利情报,以更好地为企业规避风险、保护企业知识产权权益,也为企业专利战略布局等提供建设性意见和建议。


1.规划质量管理


专利咨询项目的规划质量管理主要是根据客户需求,考虑相关的风险及现有的人员配备做相应的规划,给整个咨询项目的质量提供指南和方向。在该过程中,需制定相关的流程、分析模块、及审核规范。对于一个成熟的专利咨询团队,不同类型的专利咨询项目,如技术支撑类、预警类、专利布局类、无效证据检索类、防侵权检索类、竞争对手情报咨询类及查新检索类等都有相应的流程。


对于每个具体的项目,在标准规范流程的基础上,需根据客户需求制定个性化的项目规划。


2.实施质量保证


专利咨询项目从数据库资源、人员、节点质量控制及过程分析等方面实施质量保证。

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图2专利咨询项目实施质量保证


(1)数据库资源方面


有国内外知名的专利检索数据库,对于小语种国家,具备相应的专利检索渠道;除了专利数据库,还包括非专利数据库。高质量的数据资源是对检索结果准确性的保障。


(2)人员方面


专利咨询团队有检索人员、咨询师,其中检索人员及咨询师具有相关专业基础知识,并熟悉专利法律知识。虽然现在的专业细分种类众多,行业的发展日新月异,但对于不同的专利咨询项目,负责人可以选用专业技术领域相对宽泛的人员,并配备经验丰富的审核人员,依据相关的审核规范,保证项目的质量。


(3)节点质量控制方面


对于专利咨询项目,需要进行质量控制的节点主要分为两个阶段:检索阶段及分析阶段。其中,检索阶段要把控的节点主要包括检索策略的制定和筛选标准的确立,分析阶段要把控的节点主要包括分析角度的选取和分析结论的确定。


检索策略的制定是专利咨询项目的一个关键因素,它体现了对客户技术方案的理解,也反映出了检索人员的检索思路。合理的检索策略是一个专利咨询项目成功的开始,其通过检索要素表及检索式的方式表现出来。对于检索出来的大量结果,在筛选前就应该确立清晰而严格的筛选标准,从而保证筛选结果的一致性,这样也为后续分析提供了准确的数据基础。


在检索完成之后,将构建分析的框架和选取分析的角度,分析角度的选取决定了是否能满足客户所委托咨询项目的需求。同时,还要针对客户的需求,给出合理的建议,使得分析结论更加有指导意义。


(4)过程分析方面


按照规划过程制定的流程图来识别所需的改进,识别各个阶段遇到的问题和制约因素。如项目的信息沟通方面,与客户的需求沟通不彻底,就需要全面地分析,进行有计划的、全面的沟通,必要时双方需进一步面对面沟通交流;如非专利信息调研方面,如果非专利信息的调研有障碍,就需要想办法借用外部资源,保证调研的数据充分。通过及时有效的过程分析,能够发现问题,避免方向偏差。


3.控制质量


由项目负责人监督并记录质量活动执行结果、重点把控各个质量控制节点,审查专利咨询项目工作是否符合规范化要求,是否满足了客户的需求。例如,需要进行三次查全率验证,如果检索结果有遗漏,就要重新审视检索策略、核查检索式,并做进一步的补充检索。


对分析结果恰当与否的判断,可以通过会议讨论的方式来进行,必要时还可以邀请相关的专家,并结合规划阶段的文档流程及相关指标,对分析结论进行评价。如果不满足规定内容的要求,则应按照所制定的规划质量管理重新进行检索分析,以保证质量。


控制质量过程还需持续地进行经验教训的总结,从而不断地完善质量标准和相关文档库,以为后续的咨询项目工作打下基础。


四、小结


衡量咨询项目价值的唯一标准就是其质量,因而进行专利咨询项目的质量管理是非常必要的,这样可以从制度及流程上保证专利咨询项目的质量,而不是靠特定的人员去保证,这也是一个成熟的咨询团队所必须具备的。



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[1] 《项目管理知识体系指南》


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